| Rubrik |
Fråga |
Svar |
| HEDERSMEDLEM |
Kan ett hedersmedlemskap återkallas? |
Ja, men ett sådant beslut måste fattas med minst 3/4 majoritet. |
| MOTIONER |
Vad innebär en motion till ett årsmöte? Kan vilka frågor som helst inlämnas som motion?
Kan styrelsen avvisa en inlämnad motion om man anser att ärendet bör behandlas i annan ordning? |
1. En motion är ett förslag till årsmötet från medlem.
2. Styrelsen skall behandla motionen och kan föreslå avslag, men får inte neka att ta upp motionen på årsmötet.
|
| En medlem lämnar in ett antal motioner till klubbens årsmöte. Innan årsmötet avhålls blir vederbörande utesluten ur klubben. Kan/ska årsmötet behandla motionerna och fatta beslut, eller skall motionerna utgå? |
Ja, årsmötet kan och ska behandla motionerna och styrelsen ska före årsmötet yttra sig på sedvanligt sätt.
|
| Är styrelsen skyldig att föra en inkommen motion vidare till årsmötet? |
Ja, inkommen motion skall föras till årsmötet, kompletterad med styrelsens förslag till svar. |
| MÖTETS BEHÖRIGA UTLYSANDE |
Kan ett årsmöte i efterhand ogiltigförklaras om det visar sig att ett större antal medlemmar ej erhållit kallelse till årsmötet och därför ej deltagit på mötet? Årsmötet ansågs av de närvarande vara behörigen utlyst, men samtliga dessa hade fått kallelse. |
Hur kallelsen till årsmötet går till ska framgå av stadgarna. Om kallelse gått ut i laga ordning och det, utöver styrelsen, infunnit sig en medlem är mötet behörigt att besluta. Om kallelse sänts ut något för sent eller om styrelsen glömt att ange tid för mötet (allt annat är OK) så är dessa exempel inte fullgoda skäl att förklara mötet ogiltigt. |
| OLÄMPLIGT UPPTRÄDANDE |
Före årsmötets formella öppnande bad en medlem att få framföra synpunkter. Synpunkterna innehöll kraftig kritik mot styrelsen och framförallt dess ordförande. |
Mötesdeltagarna upplevde detta som mycket otrevligt och obehagligt. Var det formellt riktigt att tillåta medlemmen att ta till orda före mötet? För att förhindra olämpligt uppträdande - påhopp/angrepp mot enskild person personer - samt för att säkerställa ordning och demokrati i samband med årsmötet, äger ordföranden rätt att neka medlem att före årsmötets öppnande framföra synpunkter och även rätt att avbryta någon som på eget initiativ tar till orda. |
| Kan en person (medlem) som uppträder störande avvisas från årsmötet? |
I första hand innan avvisning bör medlemmen informeras eller talas tillrätta. |
| MÖTES- ORDFÖRANDES ANSVAR |
Vad är ordförandes uppgift på mötet? |
Mötesordförande ska leda mötet enligt den praxis som finns samt ansvara att föreningens stadgar följs. |
| Kan ordförande under punkten VAL föreslå olika personer? |
Nej |
| Kan mötet bevilja att ordförande yttrar sig i vissa frågor. |
Ja |
| Är det ordföranden som helt ensam kan bestämma propositionsordningen? |
Ja, men ordföranden bör uppträda lyhört. |
| ANSVARSFRIHET |
Styrelsen får ej ansvarsfrihet på årsmötet. Måste en polisanmälan göras? |
Polisanmälan behöver inte göras. Om årsmötet ändå beslutar att anmälan skall göras är det den nyvalda styrelsens uppgift. |
| Är jag som styrelseledamot ansvarig även om jag inte har varit med om beslutet? |
Hela styrelsen har ett solidariskt ansvar, vilket innebär att även om man inte är närvarande vid något möte, innehar ansvar för beslut tagna vid mötet. Man kan reservera sig vid nästkommande möte. Detta innebär att man kan undantas från beslutet om icke ansvarsfrihet. |
| Av vilken art/dignitet måste ett ärende vara för att ansvarsfrihet ej ska beviljas av ett årsmöte? |
Styrelsen har inte "hållit sig inom ramen" för uppdraget. |
| När bör en polisanmälan göras? |
Polisanmälan bör göras när misstanke om brott föreligger. Om frågan kommer upp på årsmötet och i samband med beslut om ansvarsfrihet, så är det vanligt att den berör ekonomiska oegentligheter. |
| PROTOKOLL |
Vilka personer skall justera ett årsmötesprotokoll? |
Av årsmötet vald mötesordförande samt av årsmötet valda justeringspersoner. |
| Behöver paragrafen som berör valen omedelbart justeras? |
Ja, denna paragraf skall alltid justeras omedelbart. |
| Vid årsmötet utses de personer som ska justera protokollet. Om dessa har en avvikande uppfattning. Vad gäller? |
Sist i protokollet skrivs justeringsanmärkningen in. |
| REVISION |
Vid revision inför årsmötet upptäcks att föregående års revision inte var korrekt. Det finns dock inga misstankar om oegentligheter. Vad gör revisorerna i denna situation? |
"Rör inte onödigtvis i grytan". Att felet upptäckts bör noteras, men inte föranleda någon annan åtgärd. |
| Revisorernas roll i en sådan fråga? |
Ja, revisorer är alltid revisorer i klubbens sammanhang. Revisorerna bör inte inta någon annan roll inom klubben. I beskrivet fall kan kritik framföras mot revisorerna vid klubbens årsmöte. |
| Hur bör en revisor agera om en kassör ej avger av revisorn begärda uppgifter för uppdragets utförande? Några misstankar om oegentligheter föreligger inte men revisorn anser att redovisningen är diffus och alltför svårbegriplig för att medlemmarna på årsmötet skall ha en möjlighet att förstå och därmed ta ställning till den ekonomiska förvaltningen. |
Om det är ställt utom allt tvivel att handlingarna tillhör klubben och att alla möjligheter är uttömda, dvs vare sig styrelse eller revisorer har lyckats tala kassören tillrätta, finns möjligheten att vända sig till Kronofogdemyndigheten för att begära handräckning. Om kassören inte lämnat ifrån sig materialet till årsmötet, måste årsmötet skjutas upp/ajourneras. |
| Kan ett årsmöte låta bli att följa revisorernas förslag betr. ansvarsfrihet för styrelsen? |
Ja, årsmötet är suveränt. |
| Kan båda revisorerna vara "icke medlemmar"? |
Ja |
| Vad bör göras vid årsmötet om båda revisorernas underskrifter saknas? |
Man kan tänka sig att revisionsberättelsen sänds in via e-post, underskrifter saknas ju då. Revisionsberättelsen ska vara undertecknad av revisorerna. |
| Revisionsberättelsen har intill dagen före årsmötet inte inkommit till styrelsen. Kan årsmötet genomföras? |
Ja, årsmötet kan genomföras, men frågor runt balans och räkenskaper bordläggs och upptas till behandling vid ett extra årsmöte. |
| RÖSTNING |
Hur går poströstning till? |
Rutinen för Birmasällskapet finns beskriven i en speciell rutin under OM BIS Val och Årsmöte. |
| Är det tillåtet att rösta blankt? |
Taktikröstning vid personval innebär att man röstar på färre antal personer än de antal som skall väljas. Sådan röstning är tillåten om möte inte beslutar om annat. |
| VAL |
Är det godtagbart att en styrelse av årsmötet uppdras att utse en valberedning? Om ej, hur ska årsmötet agera om det ej går att få fram en valberedning eller annan viktig post som t ex revisorer på årsmötet? Är det tvunget att ha ett extra årsmöte? |
När det gäller valberedning kan styrelsen föreslå, men beslut tas på årsmöte eller extra årsmöte. Beträffande revisorerna så skall de granska styrelsen, därför får aldrig styrelsen lägga sig i förslag eller val av revisorer. |
Det visar sig på årsmötet att det inte finns något förslag på revisorer som accepterat.
1. Måste extra årsmötet kallas in för denna fråga?
2. Kan man ha skriftligt val då valberedningen har fått fram förslag?
3. Är det den "gamla" valberedningen eller den nya som skall ta fram nytt förslag? |
1. Ja.
2. Ja i princip, men det kan uppstå problem med identifikation. Samtliga röstberättigade skall tillskrivas, protokoll skall föras.
3. Den nya valberedningen skall arbeta. |
| Valberedningen har misslyckats totalt. Det finns inga nya namn och ingen i valberedningen kommer till årsmötet. Kan årsmötet gå till val på enbart namn som föreslås under mötet? |
Ja! Det är viktigt att de som väljs är tillfrågade och tackat ja, oavsett om personerna finns i lokalen eller tillfrågats per telefon. |
| Kan någon väljas som ännu inte tillfrågats? |
Nej |
| Om vald person avsäger sig före tillträdandet, skall då nytt val äga rum eller platsen vara otillsatt? |
Om avsägandet sker under årsmötet, återgår mötet till punkten för val av aktuell post. Om avsägandet sker efter årsmötet, träder suppleant in. |
| Valberedningen begär att få närvara vid styrelsens samtliga sammanträden. Är det lämpligt? |
Nej det är inte lämpligt. Det vanliga är att valberedningens ordförande deltager vid ett eller några sammanträden i samband med att valberedningen påbörjar sitt arbete. Ordföranden lämnar då lämpligen en redogörelse för valberedningens arbete samt föredrar valberednings förslag innan detta offentliggörs för medlemmarna. Syftet med valberedningens närvaro vid ett sammanträde är dels att söka reda ut om styrelsen besitter den kompetens som krävs för ett styrelseuppdrag, dels utröna om styrelsens ledamöter kan samarbeta. |
| Får en valberedning ta kontakt med enskilda ledamöter för att höra deras åsikt om styrelsens arbete och sammansättning? |
Ja |
| Får valberedningens representant som närvarar vid ett styrelsemöte ställa frågor eller yttra sig under mötet? |
Under ett möte kan diskussion med valberedningens representant föras. Denne brukar närvara vid hela mötet. |
| Får/bör valberedningen före årsmötet diskutera sitt förslag med styrelsen? |
Valberedningen kan före årsmötet presentera sitt förslag till styrelsen och förklara - motivera - sitt förslag. |
| Det har förekommit att ledamot/ledamöter i valberedningen är make/maka till t ex ordföranden eller annan ledamot i styrelsen. Är detta korrekt? |
Valberedningens ledamöter skall inte har någon anhörigrelation till person som är ledamot i styrelsen eller till person som kommer att föreslås till styrelsen. Risk för att jävsituation uppstår skall undvikas så långt möjligt. |
| Flera namnförslag till olika poster har inkommit till valberedningen. Förslagen genomgås noga. Några av förslagen anser valberedningen är bra förslag och tar kontakt med personerna och hör efter om de är beredda att åta sig någon post. Efter att ha fått svar "ja" från dessa personer sätts de upp på valberedningens förslagslista. Övriga föreslagna personerna anser man inte passar till någon post. Man sätter därför inte upp dem på sin förslagslista och har inte heller tagit kontakt för att efterhöra om de eventuellt skulle vara intresserade av att arbeta i klubben. Under årsmötet får valberedningen ta emot hård kritik för att de underlåtit att kontakta alla föreslagna personer. Finns det något skäl för valberedningen att ta kontakt med personer som de ändå inte har för avsikt att sätta upp på sin förslagslista inför årsmötet. |
Nej inte formellt men på ett av Birmasällskapets tidigare årsmöten framkom att detta var en önskan från medlemmarna.
|
| Måste ledamot av valberedningen vara medlem i klubben? |
Ja |
| Vad är skillnaden mellan en valberedning och en valkommittee? |
En valberedning lägger fram förslag till en komplett styrelse av de namnförslag som inkommit från medlemmarna.
En valberednings kommittee redovisar enbart alla de förslag som kommit in från medlemmarna utan att ha en åsikt om personen i fråga. |
ÅRSREDOVISNING eller
ÅRSBOKSLUT |
Vilken är skillnaden mellan begreppen årsredovisning och årsbokslut? |
Föreningar som har fler än 10 anställda eller tillgångar som överstiger 24 mkr skall upprätta årsredovisning, föreningar som understiger nämnda krav skall upprätta ett årsbokslut. |